Plantilla de acuerdo de funcionamiento
El acuerdo de funcionamiento de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) es un documento legal que establece las relaciones entre los miembros de la empresa y fija sus derechos y obligaciones, poderes y responsabilidad, políticas y normas internas, etc.
Como su nombre indica, una LLC limita la responsabilidad de sus miembros, lo que significa que no son personalmente responsables de las deudas u obligaciones que tenga la empresa.
Un acuerdo de funcionamiento de una LLC es tan crucial como los artículos de organización – el documento que prueba la formación de la empresa. Qué debe incluirse en un acuerdo de funcionamiento y qué hay que tener en cuenta: ¡todo está incluido en este artículo!
¿Cómo se crea una SRL?
Crear una LLC no es tan difícil si se siguen todos los pasos necesarios y se presta mucha atención a cada etapa.
Elegir el estado de constitución
Hay algunos estados como Florida, Wyoming, Texas, Nevada, Delaware que son famosos por sus leyes fiscales favorables. Por lo tanto, pueden considerarse más convenientes para dirigir un negocio. En el caso de los negocios online, la ubicación no tiene importancia, por lo que es fácil crear una entidad en cualquier estado. Sin embargo, cuando se atiende a un público local fuera de línea, una entidad debe estar registrada en el estado en el que opera.
Si tiene previsto constituir su LLC en un estado diferente, necesitará la ayuda de un agente registrado (AR) que sea residente del estado en el que desea establecer su empresa. Estos agentes suelen ser ofrecidos por servicios profesionales.
Seleccione el nombre de su entidad comercial
La elección del nombre de su empresa implica la percepción que los clientes tienen de ella, por lo que es un paso muy importante a la hora de constituir una SRL. El nombre debe ser pegadizo, conciso, pero también debe reflejar el nicho al que se dedica su empresa. Además, debe incluir las palabras “Limited Liability Company” o LLC u otra abreviatura aprobada por el estado.
Tenga en cuenta que su denominación social no puede repetir nombres ya existentes. Puede ser difícil, ya que con la enorme cantidad de empresas en cada estado, debe aplicar algo de creatividad para llegar a un nombre que no esté ya tomado por alguien más.
Por ejemplo, un nombre que consista en “[Estado] [Nicho de negocio] LLC” es poco probable que esté libre, lo que puede comprobarse fácilmente con el uso del sitio web de la oficina del Secretario de Estado correspondiente. Por ejemplo, para comprobar los nombres de empresas existentes en California, utilice la base de datos de entidades empresariales que ofrece el sitio web del Secretario de Estado de California.
Preste atención al estado de la entidad: si está disuelta, se puede tomar el nombre, pero no puede hacerlo si una entidad tiene un estado “activo”.
Estos sistemas en línea también permiten reservar el nombre preferido durante cierto tiempo antes de presentar la escritura de constitución. Mediante el pago de una pequeña cuota, tiene la oportunidad de conservar el nombre elegido durante un periodo de 30 a 120 días. El periodo máximo de reserva depende del estado.
Las empresas contemporáneas no pueden prescindir de los sitios web, por eso también es importante pensar de antemano en el nombre de su sitio web antes de registrar el nombre de su LLC. Si quiere que coincidan perfectamente, intente encontrar primero un dominio disponible y luego elija un nombre similar para su LLC.
Importante: asegúrese de que el nombre de la empresa que va a utilizar no es una marca registrada. Por ejemplo, no podrá registrar “Puma LLC” y producir zapatillas deportivas en el estado de New Hampshire o fabricar bebidas carbonatadas con el nombre “Coca Cola LLC” en Texas. Sin embargo, sí es posible crear “Puma LLC” para fabricar comida para gatos salvajes. La agencia denominada Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) será la que acepte o rechace el registro de la marca.
Seleccione un agente para su negocio
Toda empresa de responsabilidad limitada necesita una persona que recoja los diferentes tipos de notificaciones legales para ella. Esta persona debe ser mencionada tanto en los artículos de la organización como en el acuerdo de funcionamiento de la LLC.
Se puede nombrar como agente registrado a un miembro de la entidad empresarial o a un tercero. Tenga en cuenta que otra entidad comercial puede servir como agente también, pero un individuo debe firmar los artículos de la organización en nombre de la entidad.
En las LLC de un solo miembro, usted mismo puede actuar como agente registrado, si lo permite su estado.
Como se ha mencionado anteriormente, una AR debe tener una dirección física en el estado de constitución de la empresa.
Determinar la propiedad
Toda SRL emite un determinado número de acciones de propiedad, es decir, unidades que se reparten entre sus miembros.
Todas las unidades emitidas constituyen el 100%, por lo que si la sociedad emite 100 unidades, y un miembro obtiene 50 unidades, su porcentaje de propiedad es del 50%. Este porcentaje puede variar en función de la incorporación de nuevos miembros a la SRL.
La participación en la propiedad incluye un interés económico (es decir, la cantidad de beneficios que obtiene un miembro) y un interés de gestión (es decir, la cantidad de poder de voto que tiene un miembro en la empresa).
El número de miembros depende totalmente de los creadores. Las leyes estatales permiten crear una LLC con un solo miembro, y no hay ninguna limitación en cuanto al número máximo de miembros de una sociedad de responsabilidad limitada. Pero existe una recomendación general de mantener un número reducido de miembros.
También debe elegir un representante autorizado. Este es un miembro de una LLC que tiene la autoridad para actuar en nombre de la empresa, por ejemplo, abrir una cuenta bancaria para su entidad comercial.
Es importante elegir la estructura de propiedad de la LLC antes de presentar los artículos de organización.
Presentar los artículos de organización
Dependiendo de su estado, tendrá que pasar un determinado procedimiento de presentación de los documentos de la constitución. Pueden enviarse por correo o en línea a la oficina local del Secretario de Estado.
En sus estatutos, deberá mencionar
- Lugar de actividad y dirección postal (pueden ser los mismos)
- Nombre y dirección de la AR
- Dirección de correo electrónico para la correspondencia
- Miembros y representantes autorizados
Pago de la cuota de inscripción
Después de presentar los artículos de organización, tendrá que pagar una tasa de presentación para registrar su sociedad de responsabilidad limitada – de 50 a 800 dólares. Puede pagar la tasa en línea o con un cheque. Una vez que la oficina del Secretario de Estado correspondiente reciba su pago, se iniciará el proceso de registro. Puede tardar hasta 30 días. Después de eso, la nueva entidad se considera activa.
Obtener un número de identificación de empresa
Tras la creación de su LLC, debe obtener un EIN que es necesario para que toda LLC pueda abrir cuentas bancarias y realizar pagos a las agencias tributarias. Es fundamental no retrasar la realización de este paso, ya que si no se hace, su empresa no podrá realizar transacciones comerciales ni generar beneficios. Por suerte, el proceso de obtener un EIN es fácil. Todo lo que tiene que hacer es enviar una solicitud en línea en el sitio web del IRS o enviar un formulario de solicitud específico por correo. El proceso no le llevará más de 15 minutos.
Redactar un acuerdo de explotación
Esta etapa debe tener lugar después de que su LLC obtenga un estado “activo”. Un acuerdo de funcionamiento no es un documento que deba enviarse a una agencia gubernamental, pero es importante conservarlo para su propio registro. La importancia de los acuerdos de operación también está relacionada con que es el único documento que tiene información sobre el porcentaje de propiedad de su LLC.
La redacción de un acuerdo de funcionamiento requiere mucha atención y revisión. Es necesario incluir todas las disposiciones necesarias sobre el funcionamiento de su empresa que ayuden a proteger a sus miembros de la responsabilidad personal. Para elaborar un documento legalmente vinculante que incluya toda la información que debe figurar en los acuerdos de funcionamiento de la LLC, utilice nuestro generador de documentos en línea. Le permitirá crear un acuerdo operativo personalizado en menos de 15 minutos.
Diferencias entre los acuerdos operativos de un solo miembro y los de varios miembros
Dependiendo del número de miembros, puede haber LLCs de un solo miembro y de varios miembros. Un acuerdo de operación de LLC para esos dos tipos de entidades servirá para el mismo propósito pero tendrá una forma ligeramente diferente. Veamos en qué se diferencian estos dos documentos.
Acuerdo de operación de la LLC de un solo miembro
El objetivo principal de este tipo de acuerdo de funcionamiento es consolidar el estatus de la empresa como una entidad comercial independiente y separarla de los bienes personales del fundador. El documento debe enumerar el papel del propietario en la LLC. El acuerdo de funcionamiento también debe enumerar los otros cargos, tales como agentes registrados, gerentes, etc. No es necesario presentarlo ante ningún organismo gubernamental, pero debe conservarse en los registros del propietario en el lugar de trabajo del director.
Aunque no hay ningún requisito formal para que un acuerdo de funcionamiento de un solo miembro sea reconocido por un notario, es muy recomendable firmar el acuerdo de funcionamiento ante un notario para demostrar que el documento es auténtico y se firmó en la fecha exacta mencionada en él.
Acuerdo de funcionamiento de una LLC con varios miembros
Este tipo de acuerdo de funcionamiento se concibe para las LLC que tienen más de un propietario. Es un documento esencial, ya que indica quién es el propietario de la empresa, qué porcentaje de la LLC posee, etc. El acuerdo de funcionamiento debe ser firmado en presencia de un notario, y se deben entregar copias a todos los miembros de la empresa. El original debe conservarse en la dirección de la oficina principal de la empresa.
En el acuerdo de funcionamiento de una LLC de varios miembros, debe haber información sobre:
- la gestión de la LLC
- el procedimiento de compra y venta de las participaciones de los miembros (en caso de que quieran vender su parte, queden incapacitados o mueran)
- el porcentaje de participación de cada miembro en la SRL
- los derechos y obligaciones de los propietarios
- los poderes de voto de cada miembro
- la forma de repartir los beneficios y las pérdidas
- el procedimiento de celebración de las juntas
Pero consideremos cada una de las disposiciones del acuerdo de funcionamiento de una LLC con más detalle.
¿Qué debe incluir un acuerdo de funcionamiento de una LLC?
Un acuerdo de funcionamiento es la pieza central de toda LLC. Es un documento completo que incluye mucha información sobre los propietarios, sus poderes, responsabilidades, etc. Si se incluyen todos los detalles importantes en un acuerdo de funcionamiento, el estatus de una LLC estará protegido, y la LLC no se asemejará a una empresa individual o a una sociedad, lo que podría poner en peligro la responsabilidad personal de sus miembros.
Todo acuerdo de funcionamiento de la LLC debe incluir las siguientes disposiciones.
Formación de la LLC
En la primera disposición del acuerdo de funcionamiento de la LLC, se debe incluir la fecha del acuerdo y declarar el lugar en el que tiene lugar.
Esta disposición también debe indicar cuándo se constituyó la sociedad, su nombre formal (más arriba en el texto decimos cómo elegirlo) y el domicilio social de la entidad comercial.
También debe incluir el objeto social y la duración del acuerdo de explotación.
Otro dato que debe aparecer aquí es el tipo de su SRL. Una sociedad de responsabilidad limitada puede ser de un solo miembro o de varios. Debe figurar en el acuerdo de funcionamiento para que pueda ayudar a demostrar la condición de la empresa en caso de que sea cuestionada por cualquier tercero, por ejemplo, el tribunal.
Estructuras de capital
En este apartado se incluyen las siguientes cláusulas:
- Interés de los socios. Debe indicarse qué participación económica y de gestión tiene cada uno de los socios.
- Clases de intereses de los miembros. Aquí, escriba qué intereses tendrá su LLC: puede haber intereses sin derecho a voto, comunes, beneficios y otros tipos de intereses.
- Aportaciones de los miembros y cuentas de los miembros. A partir de esta cláusula, debe quedar claro qué forma podrían tener las aportaciones de los miembros (efectivo, propiedades, pagarés, obligaciones, una combinación de varias formas). Añada información sobre si las aportaciones iniciales de capital irán acompañadas de otras aportaciones adicionales.
- Asignación de beneficios y pérdidas. El reparto puede ser proporcional por defecto, o se puede dotar a los socios de derechos económicos únicos.
Gestión interna
Esta sección debe indicar quién tiene el poder de gestionar la SRL (pueden ser los miembros o los gestores). Si se eligen gestores, deben incluirse sus nombres y su número. La cláusula debe indicar los poderes otorgados y si hay alguna compensación que recibirán.
Junto con eso, la disposición debe incluir el procedimiento de cómo deben nombrarse los gerentes, cuándo pueden celebrarse las reuniones de los gerentes, qué acciones están permitidas sin organizar una reunión, etc. Otra información que debe incluirse es cómo se puede destituir o sustituir a los directivos.
Procedimiento de votación
Aunque existe una norma por defecto de votar en proporción al porcentaje de participación de los miembros, puede modificarse en un acuerdo de funcionamiento de la LLC. El acuerdo de funcionamiento también puede asignar derechos de veto o votos por supermayoría entre determinados miembros o gerentes.
Limitación de la responsabilidad e indemnización
En esta sección de su acuerdo de operación, debe estipular en qué situaciones los miembros y gerentes deben ser eximidos de responsabilidad, y cuándo la compañía los indemniza.
Libros y registros
Esta disposición del acuerdo de explotación se explica por sí misma. Trata del mantenimiento de registros y de los derechos de los miembros a inspeccionar los registros corporativos y contables de la LLC.
Reuniones de los miembros
Por lo general, los miembros de una LLC deben celebrar reuniones al menos una vez al año. En esta sección de su acuerdo operativo, también debe incluir información sobre:
- cuándo deben celebrarse las reuniones ordinarias y extraordinarias
- qué acontecimientos pueden dar lugar a la organización de una reunión
- cuándo debe enviarse una notificación por escrito a los miembros
- qué constituye el quórum (un número de miembros suficiente para celebrar una reunión)
- cuál es el número de miembros necesario para tomar decisiones
- qué miembros tienen derecho a voto, etc.
Intereses de los miembros y admisión
En esta sección de su acuerdo de operación de la LLC, se debe esbozar la siguiente información:
- formas permitidas de compra y venta de derechos entre los miembros antiguos y nuevos
- derecho de preferencia (otorga a los miembros de una LLC el privilegio de comprar el interés vendido por otro miembro antes de que lo compre una parte externa; puede aplicarse a un acuerdo operativo de LLC de varios miembros solamente)
- si se permiten las transferencias de miembros
- el procedimiento de admisión de nuevos miembros
- qué forma debe tener el consentimiento de los miembros, etc.
Eventos de retirada
La cláusula debe referirse a lo que sucederá si un miembro de la SRL fallece o queda incapacitado. Normalmente, las opciones son mantener la empresa activa o extinguirla.
Disolución y cese de la actividad de la empresa
La sección de su acuerdo de funcionamiento debe especificar las acciones que permitirían la disolución de la LLC y la venta de todos sus bienes. La otra información que debe proporcionar es cómo los activos deben ser distribuidos a la disolución de la LLC, si es posible para un miembro para retirar sus fondos de la cuenta de capital cuando la entidad de negocios debe ser disuelto, etc.
Enmiendas
Esta sección debe decir que cualquier cambio en su acuerdo de operación de la LLC no puede hacerse sin el consentimiento por escrito de todos o la mayoría de los miembros.
Disposiciones varias
Esta disposición debe incluir cualquier otro término del acuerdo operativo que no se haya incluido en las cláusulas anteriores.
LLC vs. Empresa unipersonal
Si planea ser el único propietario de su LLC, podría preguntarse en qué se diferencia una LLC de un solo miembro de una empresa unipersonal. Ambas estructuras empresariales son comunes, y ambas ofrecen flexibilidad y simplicidad, pero ¿cómo elegir la que más le conviene?
Echemos un breve vistazo a sus características comunes y descubramos en qué se diferencian estas dos estructuras empresariales.
Responsabilidad
En una LLC, los propietarios no asumen la responsabilidad personal de las deudas y obligaciones de su empresa. Sin embargo, en una empresa unipersonal, no hay separación entre la responsabilidad empresarial y la personal, por lo que el propietario es responsable de toda la responsabilidad de su empresa, y los acreedores pueden utilizar su casa, su coche o sus cuentas bancarias personales para pagar las deudas.
Cuentas bancarias
Otra diferencia es que en una empresa unipersonal, los propietarios de la empresa pueden utilizar indistintamente la cuenta personal y la de la empresa, pero el propietario de una LLC tiene que mantener los fondos de la empresa separados de los personales.
Nombre de la empresa
Para una LLC, los estados requieren registrar el nombre que debe incluir el tipo de estructura empresarial completamente escrito o su abreviatura. Para una empresa unipersonal, no hay tal requisito establecido por las leyes estatales. Pero si el propietario de una empresa quiere operar con su propio nombre, debe elegir un nombre DBA (doing business as) y registrarlo en su estado de origen.
Fiscalidad
Ambas estructuras empresariales están sujetas al procedimiento fiscal de traspaso. Esto significa que sus beneficios sólo se gravan una vez. En ambos casos, hay que presentar el formulario de Beneficios o Pérdidas de la Empresa a la agencia respectiva.
La única diferencia es que la LLC es más flexible y puede pagar impuestos como una corporación o una empresa unipersonal cuando esta última sólo tiene una opción.
Como puede ver, un acuerdo de funcionamiento no se puede hacer en una sola sesión. Por suerte, hoy en día hay muchas plantillas gratuitas disponibles en la red. Pero, ¿se puede confiar en todas ellas? ¿No es mejor utilizar un documento proporcionado por un servicio profesional? Si desea obtener un acuerdo de explotación personalizado y verificado por un abogado que incluya todo lo escrito en este artículo, utilice nuestro generador de documentos. Le ayudará a ahorrar mucho tiempo y a no perder ningún detalle importante. La ventaja añadida es que el acuerdo de explotación que obtendrá es fácil de descargar e imprimir.